货运代理业务员在因外配订舱面对的是每一单不同的船东或货代，根据各家不同的操作规定提供海运服务。 
     
    一．配船指南 
     
    适用于所提供的各条航线服务以及拼箱服务。 
     
    二．订舱对象及方式 
     
    以价格优先，航线好为宗旨，选择有优势的船东或货代订舱。 
     
    订舱方式：以书面订舱（填写订舱单） 
     
    1、订舱代理指定的托运单格式 
     
    2、非指定的订舱格式（中海托运单的格式） 

    三．审核托运单订舱注意事项 
     
    在收到经运价中心审核过和订舱单后，开始订舱工作，注意审核订舱单必须提供以下内容： 
     
    1．预配船期 
     
    2．箱型，箱量 
     
    3．货名或货类 
     
    4．重量，体积（拼箱必须提供的大约数） 
     
    5．起运港/卸货港/目的港（必须清晰明确） 
     
    6．付费条款（需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”） 
     
    7．运输条款以及特别注意事项的要求 
     
    经过运价中心审核运费无误后，向船东或货代订舱。 
     
    四．取得订舱确认应注意事项 
     
    通过不同的方式收到船东或货代的订舱确认单（SHIPPING ORDER）后，将S/O上相关船东或货代的资料删掉，在SO上注明客服/单证联系人员的电话，传真以及EMAIL地址，再将SO传真给予客户。若客户要委托拖车装箱跟报关的，先于提前1-2天安排落实好拖车计划与报关事项。 
     
    五．FMS系统录入以及核查各项费用 
     
    录入的依据是以BOOKIN GREPORTD 右上运价中心人员注明的工作号，输入工作号调出该票将相对应的SO资料录入。先核对客户名称，在订舱号处输入SO号，船名航次，截关日，ETD船舶离港时间，装港、卸港、目的港录入代码显示完整的港口名称，船公司，订舱代理录入公司代码，按保存键即可。如有备注注明就在海运界面里点击订舱栏里的备注栏注明。点击费用管理界面，与BOOKING REPORT上的费用相核对，做好相关记号，为后面的确认费用单做好前提工作。